Juridisch Nieuws

Door de Coronacrisis kan het moeilijker zijn om allerlei documenten (brieven, overeenkomsten, etc.) op papier te ondertekenen, zeker als een document de handtekening van verschillende personen vereist.

Hierdoor komt het vaak voor dat er wordt gewerkt met een gescande versie van de handtekening die vervolgens in het document wordt geplakt. Hoewel dit in principe een rechtsgeldige manier is om een document te ondertekenen, kan dit toch aanleiding geven tot discussies.

Het is daarom aangeraden om te werken met een zogenaamde “gekwalificeerde elektronische handtekening”. Een dergelijke elektronische handtekening (en enkel deze versie) heeft precies dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. Deze kan eenvoudig worden aangebracht via diverse (gratis) programma’s (zie verder).

Bestaan er dan verschillende soorten elektronische handtekeningen?

Er bestaan drie soorten elektronische handtekeningen: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.

In de praktijk komt de gewone elektronische handtekening het meeste voor. Een e-mailhandtekening of de scan van een handgeschreven handtekening is een gewone elektronische handtekening. Deze versie biedt onvoldoende waarborgen over wie het document heeft ondertekend en of het document na de ondertekening nog al dan niet werd gewijzigd.

De geavanceerde elektronische handtekening vormt al een oplossing hiervoor. Een dergelijke handtekening is specifiek en op een unieke wijze met de ondertekenaar verbonden en geeft de mogelijkheid om de ondertekenaar te identificeren. Deze wordt namelijk geplaatst mits het ingeven van een wachtwoord of een pincode.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een variant van de geavanceerde elektronische handtekening. Indien een geavanceerde elektronische handtekening namelijk wordt uitgereikt op basis van een gekwalificeerd certificaat, krijgt men een gekwalificeerde elektronische handtekening. De band tussen de ondertekenaar en de aangebrachte handtekening wordt gecontroleerd door een erkende certificeringsinstantie.

Heeft iedere elektronische handtekening dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening?

Nee, enkel een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt juridisch als gelijkwaardig met een handgeschreven handtekening beschouwd.

Moet ik steeds gebruikmaken van de gekwalificeerde elektronische handtekening?

Het is aangeraden om voor contracten en andere belangrijke documenten steeds gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor andere, eerder alledaagse, documenten zoals e-mails volstaat een “gewone” elektronische handtekening. Het is evenwel ook voor e-mails mogelijk om deze digitaal te ondertekenen met gebruik van de e-ID.

Is dat niet omslachtig, handtekenen via een gekwalificeerde elektronische handtekening?

Nee, op iedereen zijn identiteitskaart staat namelijk een certificaat waarmee documenten eenvoudige op een gekwalificeerde manier elektronisch kunnen worden ondertekend.

Voorts is het hiervoor vereist dat bepaalde software wordt gedownload (https://eid.belgium.be/nl), men een kaartlezer heeft en men de pincode van de elektronische identiteitskaart kent.

Vervolgens dient men te werken met een programma dat het toelaat om een document elektronisch te handtekenen. Het programma Acrobat Reader van Adobe, wat gratis te downloaden is op het internet, is hier een voorbeeld van.

Heeft u hieromtrent nog vragen of wenst u aan de slag te gaan met het correct en veilig elektronisch ondertekenen van documenten, aarzel dan niet om Defensis Advocatenkantoor te contacteren. Wij hebben hiervoor namelijk een praktische handleiding uitgewerkt en staan u graag bij met advies.

Vanzelfsprekend kan een persoonlijke afspraak veilig en volledig online plaatsvinden (ons volledig dossierbeheer is al jaren digitaal).

 

Defensis Advocatenkantoor

 

Olivier Kerkhofs                                                                    Julie Vander Elst

okerkhofs@defensis.be                                                        jvanderelst@defensis.be

+32 (0)2 892 60 73 (rechtstreeks)                                        +32 (0)2 892 60 82 (rechtstreeks)

+32 (0)2 892 60 70 (administratie